Urlaub ist mehr als nur ‚Konsum‘
Ihr Sommerurlaub und der Ihrer Mitarbeiter ist vorüber – und alle haben wir uns das heuer ganz anders vorgestellt. Trotzdem ist dieser Urlaubskonsum entsprechend der gesetzlichen Rahmenbedingungen abzuwickeln.
Sie verwalten Ihre Urlaubsansprüche bereits als eigene Anspruchsart? Gut, dann wissen Sie ja, wie viele Tage oder Stunden Ihre Mitarbeiter noch konsumieren dürfen, bis dieser Anspruch aufgebraucht ist.
Darüber hinaus kann Ihr System aber noch viel mehr, ALEX erledigt für Sie folgendes:
- exakte Aliquotierung bei Ein- und Austritten und bei Änderung des Beschäftigungsausmaßes
- Prüfung auf Überschreitung des Anspruches
- automatische Berücksichtigung von erhöhten Ansprüchen aus Betriebszugehörigkeit oder Altersgründen
- Berücksichtigung unterschiedlicher Inaktivzeiten wie Mutterschutz (Anrechnen = ‚Ja‘) oder Karenz (auch Bildungskarenz, Anrechnen = ‚Nein‘)
- Restansprüche nach Vorjahren aufteilen (Anspruch ist älter als ‚x‘ Jahre), um einem Urlaubsverfall vorzubeugen oder abzuwickeln
- Aliquote Ansprüche und Aliquoter Rest per Stichtag für Planungssicherheit und als Bilanzierungshilfe
Detailinfos finden Sie in unserem ALEX-Wiki auf diesen Seiten:
Sie haben noch Fragen? Rufen Sie uns an, wir freuen uns, wenn wir Ihnen weiterhelfen dürfen!
Aus „Monatsplan“ wird „Dienstplan“
Ab der Version 2020.16 – verfügbar ab 1.08.2020 – erfolgt eine Umbenennung im Navigator von „Monatsplan“ auf „Dienstplan„. Diese Änderung mussten wir deshalb vornehmen, weil mittlerweile einige ALEX-Kunden keine monatlichen, sondern wöchentliche Dienstpläne schreiben und der Status auch wöchentlich verändert wird („Planung“ – „Ist“ – „Abgeschlossen“).
Es handelt sich dabei ausschließlich um eine textliche Änderung und hat keinen Einfluss auf Ihren Arbeitsablauf!
Arbeitsplätze mit dem richtigen Personal besetzen
Im Rahmen der Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter müssen Sie auch noch darauf achten, dass
- spezielle Arbeitsplätze mit
- qualifiziertem Personal
ausreichend besetzt sind? Sie müssen natürlich wissen, welche Arbeitsplätze nicht besetzt sind, welche überbesetzt sind und im Falle von Unterbesetzungen:
Wer ist qualifiziert dafür, diese Arbeit zu verrichten?
Mit ALEX erhalten Sie diese Informationen in übersichtlicher Form:
Hier das Beispiel eines Radiologieinstituts: Jeder von uns kennt diese Apparaturen, die von speziell ausgebildetem Personal bedient werden:
Ersatzvorschlag ermitteln:
Bei der Einsatzplanung entstehen nun Zeiträume, wo qualifiziertes Personal fehlt und gesucht werden muss – ALEX weiß aufgrund hinterlegter Qualifikationsmerkmale, wer für den speziellen Arbeitsplatz ausgebildet und verfügbar ist; darüber hinaus erfahren Sie, ob der geeignete Mitarbeiter auf seinem bereits zugeteilten Arbeitsplatz mit einer Über- oder Unterbesetzung eingesetzt ist.
In einer speziellen Tagesansicht können Sie in einem Stundenraster die Unterbesetzungen anzeigen lassen und Umschichtungen vornehmen (hier MTD – Medizinisch Technisches Personal):
Es kann sich dabei aber genauso um einen Lebensmittelmarkt handeln: ersetzen Sie einfach ein CT oder MRT durch die Obstabteilung oder Molkereiprodukte:
Das könnte Sie doch interessieren? Melden Sie sich einfach bei uns, wir helfen Ihnen gerne!
Wenn um Mitternacht nicht Schluss ist
Sie arbeiten mit Diensten, die über Mitternacht hinausgehen, egal ob mit Dauernachtdiensten („wachende Nachtdienste“) oder Bereitschaftsdiensten? Dann kennen Sie das ja, dass
- die Dienstzeit nach Mitternacht ersichtlich sein soll oder
- ein bereits eingetragener Tagdienst gelöscht werden muss oder
- dass sie den „Ausschlaftag“ (oder wie immer Sie die restliche Zeit des Tages nach Ende des Nachtdienstes nennen) mit speziellen Einträgen für Ihre Mitarbeiter hervorheben möchten.
ALEX bietet mehrere Möglichkeiten an, um Ihnen die Planungstätigkeit zu erleichtern und Ihren Mitarbeitern ‚klare Sicht‘ zu geben – nutzen Sie die vielfältigen Möglichkeiten!
Zeiten nach Mitternacht am nächsten Tag anzeigen
Durch diese einfache Möglichkeit werden Ihnen die Arbeitszeiten in jedem einzelnen Tagesraster angezeigt, zum Beispiel bei einem Nachtdienst von 19:00 bis 07:00 Uhr sieht das wie folgt aus:
Mehr Informationen zu dieser Funktion finden Sie hier:
Darüberhinaus können Sie Dienste am Folgetag automatisch löschen lassen oder auch fixe Planungscodes eintragen lassen („freier Tag“, „Ausschlaftag“, einfache Markierungen mit „/'“ oder „*“) – weitere Infos finden Sie in unserem ALEX-Wiki hier:
Diese Werkzeuge sind ab Version 2020.10 (Mai 2020) verfügbar
ALEX und die COVID-19 Kurzarbeit
Für die neue COVID-19 Kurzarbeitsvariante bietet ALEX® spezielle Werkzeuge an, um die entsprechenden Förderanträge leichter erstellen zu können. Für die nächsten Tage haben wir uns folgenden Zeitplan zurechtgelegt, um Ihnen das planen, abrechnen und auswerten mit unseren Tools zu erleichtern:
- Konzeption bis 30.03.2020
- Start der Softwareentwicklung: 31.03.2020
- Erste Ergebnisse sind am 03.04.2020 zu erwarten
- Inbetriebnahmen ab 06.04.2020 mit laufender Weiterentwicklung
In einem eigenen ALEX-Wiki-Artikel finden sie alle Informationen über die geplante Umsetzung in den nächsten Tagen und Wochen – Wochen deshalb, weil wir laufende Änderungen seitens des Gesetzgebers erwarten. Für Fragen steht Ihnen unser Team wie gewohnt zur Verfügung.
- Unser Wiki-Eintrag wird laufend ergänzt: https://alex-wiki.bitfactory.at/index.php/COVID-19_Kurzarbeit
COVID-19: Was wir tun müssen
Um unserer Verpflichtung in dieser außergewöhnlichen Situation nachzukommen, haben wir uns entschlossen, ab sofort in den Home-Office-Betrieb zu wechseln – und zwar das gesamte ALEX-Team!
Selbstverständlich kommen wir unseren vertraglichen Verpflichtungen nach: wir sind telefonisch und per E-Mail für Sie erreichbar – unsere Kundenhotline ist für Sie wie immer besetzt, wir sitzen nur zu Hause, um Ihre Anfragen zu bearbeiten. Unsere internen Kommunikationsprozesse werden an diese Situation angepasst.
Um unsere Entscheidung bzw. die eingeleiteten Maßnahmen der Verantwortlichen besser zu verstehen sowie das eigene Handeln zu überdenken und soziale Kontakte zu reduzieren, empfehlen wir folgenden Artikel:
- Deutsche Variante: Coronavirus: Warum du jetzt handeln musst!
- Englisches Original: Coronavirus: Why You Must Act Now
Dienstplanung ist Ansichtssache
Sie finden die ALEX-Tooltips (Kurzinfos in Form von „Sprechblasen“) hilfreich, aber manchmal bräuchten Sie permanente Detailinformationen, ohne die Maus zu bewegen und Tages- bzw. Mitarbeitereinträge zu vergleichen? Versuchen Sie es mit den neuen Bildschirmeinstellungen, die Ihnen je nach Planungsphase die richtigen Informationen übersichtlich liefern.
Entscheiden Sie sich zwischen den Ansichten für Monat, Woche oder Tag:
Mehr Informationen zu den „Bildschirmeinstellungen“ finden Sie hier:
Diese Werkzeuge sind ab Version 2020.02 (Jänner 2020) verfügbar
Der Intelligenz Tempo verleihen
Machen Sie Ihren ALEX noch schlauer und verwenden Sie die Funktionen „Intelligenter Stundennachweis“ und „Intelligenter Dienstplan„.
Diese beiden Funktionen können getrennt voneinander in Betrieb genommen werden.
Auf dem „intelligenten Stundennachweis“ werden Planänderungen farblich hervorgehoben und sind somit für Ihr Personal sofort ersichtlich; darüber hinaus erfolgt eine Verständigung per E-Mail:
Mehr Informationen dazu finden Sie wie gewohnt in unserem ALEX-Wiki hier:
Mit dem „intelligenten Dienstplan“ können ausgewählte Änderungen an einen oder auch mehrere Mitarbeiter (z.B.: Abteilungsleiter + Stellvertreter, spezielle Berufsgruppe) per E-Mail verschickt werden:
Arbeitet man mit Genehmigunsprozessen (z. B.: Urlaubsanträge, Überstundenanträge), so können diese auch direkt aus dieser E-Mail heraus genehmigt werden – ziemlich clevere Sache!
Mehr Informationen zum „intelligenten Dienstplan“ finden Sie bitte hier:
Diese Werkzeuge sind bereits seit 2018 verfügbar und vielfach im Kundeneinsatz – kontaktieren Sie uns für ein Angebot
Genehmigungen digitalisieren
ALEX bietet seit geraumer Zeit die Möglichkeit, Genehmigungsprozesse abzubilden. So können Sie beispielsweise
- Urlaub
- Zeitausgleich
- Überstunden
- uvm.
mittels eines eigenen Verfahrens digital verwalten. Binden Sie Ihre Mitarbeiter verstärkt in die Arbeitszeitprozesse rund um die Planung und Abrechnung ein!
Details erfahren Sie in unserem ALEX-Wiki im Kapitel Genehmigungsverfahren.
In Kombination mit unserem Personal-Cockpit – der mobilen ALEX-Anwendung – werden Ihre Mitarbeiter auch gleich über getätigte Genehmigungsschritte des Vorgesetzten am Mobiltelefon informiert.
Personalsuche im Dienstplan
Sie haben einen Dienstplan mit sehr vielen Mitarbeitern und müssen viel scrollen, bis Sie den richtigen gefunden haben? Es gibt seit der Version 2018.10 die Möglichkeit, auch im Monatsplan direkt nach einem Mitarbeiter zu suchen:
- Rechtsklick auf einen beliebigen Mitarbeiter am Dienstplan
- Zeile „Suche nach Personal“ auswählen
Jetzt kann nach einem beliebigen Teil des Zunamens, Vornamens oder auch der Personalnummer gesucht werden. Wird der Mitarbeiter gefunden, so wird automatisch zum Mitarbeiter gescrollt und das Personal ausgewählt.
Personalsuche
Anzeige im Plan – Mitarbeiter ist „als selektiert“ gekennzeichnet
Eine detaillierte Beschreibung für diese neue Funktion finden Sie im ALEX-Wiki.
