Innovative Dienstplan-Mobilität
Seit knapp 10 Jahren gibt es ALEX auch als mobile Anwendung auf Ihrem Handy: jetzt haben wir uns auch dieser Sache angenommen und die ALEX Personal-Cockpit App einem Redesign unterzogen:
Nicht nur optische Aspekte waren die Antriebsfeder, wir haben uns auch um die Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit gekümmert. In der neuen App finden Sie
- eine übersichtliche Gestaltung der Monatsansicht
- neue Gestensteuerungen (durch Wischbewegungen zwischen den Tagen oder Monaten blättern),
- vielfältige Push-Nachrichten
- bei Änderungen des Dienstplans,
- bei Verwendung des Einsatzmanagements oder
- bei Änderungen im Rahmen der Genehmigungsprozesse – NEU: jetzt auch mit Einträgen für mehrere Tage möglich:
Die App ist in der August-Version ab 4.08.2025 für Sie verfügbar – weitere Informationen finden Sie wie üblich in unserem ALEX-Wiki hier… – oder rufen Sie uns einfach an, wir beraten Sie gerne!
Urlaub, Pflegefreistellung, Krankheit
Den wohlverdienten Urlaub genießen, die Kinder im Krankheitsfall betreuen oder krankheitsbedingt ausfallen: der Arbeitsalltag bringt viele unterschiedliche Varianten von Abwesenheiten, die mit speziellen Tools bearbeitet werden können.
Mit unseren Genehmigungsprozessen digitalisieren Sie die Abläufe für Urlaube, indem vom Mitarbeiter Anträge zur Genehmigung erstellt werden. Die Kommunikation mit den Vorgesetzten erfolgt über spezielle Funktionen auf dem Desktop oder auch via E-Mail.
Die Pflegefreistellungsautomatik unterstützt Ihre Dienstplanverantwortlichen, gesetzliche Ansprüche im entsprechenden Ausmaß zu verwalten. Diese speziell in Österreich angewandte Praxis zur Pflege von Angehörigen im jährlichen Ausmaß einer Wochenarbeitszeit kann im Falle einer Kinderbetreuung für Kinder unter 12 Jahren zu einem erhöhtem Anspruch führen.
Die Krankenstands-Thematik bilden wir mit unserem Krankenstands-Dashboard ab. Arztbestätigung, Kommunikation mit der Lohnverrechnung und mit dem Sozialversicherungsträger: vereinfachen Sie Ihre Prozesse mit Hilfe unserer bewährten Spezialwerkzeuge!
Die mobile Anwendung „ALEX Personal-Cockpit“ rundet das Ganze dann noch ab: als moderner Dienstgeber bringen Sie den Dienstplan auf das Mobiltelefon Ihres Personals!
QML und Multithreading
Wie bereits im Sommer angekündigt, erscheint ALEX ab sofort im neuen Outfit. Mittels „QML“ (QT-Modeling Language) entwickelten wir eine neue Benutzeroberfläche, die sowohl für Desktop- wie auch Mobilsysteme anwendbar ist.
Warum machen wir das?
Wir sind ein zukunftsorientiertes Softwareunternehmen und bieten unseren Kunden neben neuen Funktionen auch immer die modernsten Technologien an. Unserer 30jährigen Geschichte ist es geschuldet, dass wir aktuell noch immer zwei Oberflächen bedienen: eine Windows-Oberfläche und eine Oberfläche, die im Webbrowser lauffähig ist.
Mit der neuen Technologie vereinheitlichen wir nicht nur das äußere Erscheinungsbild, sondern ermöglichen auch den Betrieb der Softwaretools auf verschiedenen Betriebssystemen!
Turbo-Boost: Hochgeschwindigkeit erhöht Spaßfaktor
Stellen Sie sich vor, Sie haben eine Abteilung mit 32 Mitarbeitern … FERTIG … der Monatsplan ist geöffnet!!!
Sie haben also eine Abteilung mit 32 Mitarbeitern und aktuell dauert das Einlesen eines Monatsplans 16 Sekunden? Dann wird mit der neuen Version dieser Plan in einer bis zwei Sekunden geöffnet. Wie funktioniert das?
Mit „Multithreading“ erhöhen wir den Spaßfaktor beim Öffnen der Dienstpläne um ein Vielfaches: Wo bisher die Mitarbeiter und Besetzungszeilen Ihrer Dienstpläne sequentiell – also einer nach dem anderen – eingelesen wurden, erlaubt dieser Kunstgriff unserer Softwaretechniker das gleichzeitigte Abarbeiten mehrerer Ausführungsstränge. Ein handelsüblicher PC oder Laptop hat heute üblicherweise zwischen 8 und 16 Prozessorkerne – also gehen Sie von einer ebenso 8 bis 16fachen Performancesteigerung aus.
Wann erhalten Sie diese Version?
Unsere Neukunden, die wir ab Mitte November 2023 in der ALEX-Familie begrüßen durften, arbeiten bereits mit der neuen QML-Oberfläche – die Turbovariante liefern wir ab Januar 2024 nach.
Für unsere Bestandskunden steht die neue Version mit Detailinformationen inkl. Bedienungsanleitung ab Februar 2024 zur Verfügung – eine Umstellung erfolgt sukzessive im Kalenderjahr 2024 nach vorheriger Absprache. Sie müssen sich nicht extra bei uns melden, wir melden uns rechtzeitig zwecks Umstellung auf die neuen Tools – eine gesonderte Einschulung Ihrer Mitarbeiter wird nicht zwingend notwendig sein.
Für alle Betriebssysteme
ALEX feiert am 30. Juni 2023 seinen 30er und der „Runde“ hat uns für eine spezielle Neuerung motiviert. Unser komplettes Team arbeitet intensiv an einer betriebssystemunabhängigen Oberfläche: das ermöglicht den einheitlichen Betrieb von ALEX unter
- Windows
- Linux
- Android
- IOS
Es wird somit ein neues „Look & Feel“ entstehen: Durch moderne Eingabe- und Suchmechanismen sollen die Interaktionen noch intuitiver werden, die Planungsoberfläche wird neuesten Design-Aspekten angepasst und somit noch eleganter und angenehmer zu bearbeiten sein.
Spätestens im Herbst 2023 erfahren Sie mehr über die weiteren Schritte, bis auch Sie in den Genuss der neuen Features kommen können – hier ein erster Vorgeschmack:
Arbeiten mit Kostenstellen
Nutzen Sie die vorhandenen Werkzeuge, um kostenstellengenauen Auswertungen der erbrachten Leistungen Ihrer Mitarbeiter zu erhalten. Welche Idee auch immer hinter Ihrer „Arbeit mit Kostenstellen“ steckt, ALEX bietet unterschiedliche Ansätze:
- sporadische Aushilfsdienste bei Personalengpässen
- systematische Einsätze durch „Springerpools“
- längerfristige Praktikumseinsätze in der Aus- und Weiterbildung
- stundenweise Leistungserfassung durch Arbeiten mit speziellen Aufgaben
Vor allem für die stundenweise Leistungserfassung bietet sich neben der klassischen Desktop-Erfassung die mobile Eingabe über das „ALEX-Personalcockpit“ an.
Nicht nur Einsatzzeiten können kostenstellengenau dargestellt werden, wir liefern auch für die Lohnverrechnung die variablen Bezugsdaten pro Kostenstelle!
Informieren Sie sich gerne über unsere Wiki-Artikel oder fragen Sie einfach bei uns nach:
Übersehen Sie keine Bestätigung mehr!
Ihre Mitarbeiter bringen die Bestätigung des Krankenstandes nicht? Erinnern Sie die Kollegen per Mausklick daran! Mit dem neuen Krankenstands-Dashboard behalten Sie immer den Überblick über ausstehende Bestätigungen und können direkt mit den Mitarbeitern per E-Mail kommunizieren.
Für die Entgeltfortzahlung müssen die Krankenstände noch im laufenden Monat an die Lohnverrechnung übermittelt werden: auch dafür haben wir eine Lösung. Mit speziellen Schnittstellentools können laufend – also täglich – die Krankenstandsdaten mit der Lohnverrechnungssoftware ausgetauscht werden.
In einem weiteren Schritt planen wir die Kommunikation mit den Krankenversicherungsträgern, indem wir die ELDA-Schnittstelle implementieren – das dauert aber noch ein bisschen…
Gerne informieren wir Sie persönlich – wie immer finden Sie im ALEX-Wiki die Informationen hier…
Besuchen Sie den virtuellen ALEX-Schulungsraum
Wenn wir in der Pandemie eines gelernt haben: es geht auch online! Webinare sind eine spezielle Form von Seminaren oder Schulungen, die online über die Bühne gehen. Diese Variante des Know-How-Transfers möchten wir Ihnen ab sofort auch für unsere Werkzeuge anbieten. Vorerst planen wir in kurzen, knackigen 15- bis 30minütigen Veranstaltungen Neues oder aber auch Altbewährtes zu präsentieren.
In regelmäßigen Abständen werden wir Sie über die bevorstehenden Inhalte und Termine informieren. Die erste Einladung sollte schon in Ihrem Posteingang gelandet sein. Falls dies nicht der Fall ist,
- melden Sie sich bitte direkt bei uns oder
- sehen Sie in Ihrem SPAM-Ordner nach.
Was planen wir für die nächsten Wochen?
- Webinar „Schnelle Mehrfacheintragung für Dienstplaner“ und „Einsatzmanagement“
- Termin: Mittwoch 18.05.2022 10:00 – 10:15 Uhr
- Termin: Montag 23.05.2022 14:00 – 14:15 Uhr
- Webinar „Filtermöglichkeiten“ und „Genehmigungsverfahren“
- Termin: Mittwoch 15.06.2022 10:00 – 10:15 Uhr
- Termin: Donnerstag 23.06.2022 14:00 – 14:15 Uhr
- Webinar „Jahresplan drucken“ und „Indikatoren anwenden“
- Termin: Mittwoch 20.07.2022 10:00 – 10:15 Uhr
- Termin: Montag 25.07.2022 14:00 – 14:15 Uhr
Die geplanten Termine finden Sie wie gewohnt in unserem ALEX-Wiki hier…. Die Einladungen zu den Terminen werden per E-Mail ca. zwei Wochen vor der Veranstaltung versendet.
Für die nächsten Termine können Sie sich gleich hier anmelden…
Mit Mitarbeitern kommunizieren
Ein Mitarbeiter wird krank und meldet sich bei Ihnen: damit nimmt das Unglück für Sie seinen Lauf:
- Dienstplan ansehen
- wer ist qualifiziert genug, um diesen Dienst zu leisten
- werden auch keine Arbeitszeitgesetze verletzt und wie schaut’s mit Überstunden aus
- ich ruf dort mal an, ob’s überhaupt möglich ist – und das bei mehreren Mitarbeitern
- UND: eigentlich hab ich jetzt keine Zeit dafür…
Sparen Sie sich das Telefonieren und kommunizieren Sie mit dem ALEX-Einsatzmanagement mit Ihren Mitarbeitern!
So einfach geht’s:
- Ersatzvorschlag aufrufen
- einen oder mehrere Mitarbeiter auswählen
- Einsatzanfrage versenden
- Rückmeldung abwarten
Sobald ein Mitarbeiter eine Zusage sendet, ist Ihre Abteilung wieder besetzt! Derzeit kommunizieren wir mit E-Mails, in einer weiteren Ausbaustufe wird auch die mobile Version, das ALEX-Personal-Cockpit mit speziellen Funktionen ausgestattet werden.
In unserem Wiki-Artikel erfahren Sie die Details über diese neue ALEX-Funktion:
Mit KI Dienstpläne schreiben (lassen)
Wir beschäftigen uns seit einiger Zeit mit dem Thema „Künstliche Intelligenz“ und ALEX Zeitgeist ist das Ergebnis dieser Entwicklung. Ein spezielles Optimierungsverfahren ermöglicht unter Berücksichtigung
- gesetzlicher Rahmenbedingungen und
- betrieblicher Vorgaben sowie unter
- Bekanntgabe von Mitarbeiterwünschen
die automatische Erstellung gerechter Dienstpläne. Ziel einer effizienten Personaleinsatzplanung ist ja bekanntlich,
- die verfügbaren Mitarbeiter je nach Qualifikation genau
- zu jenem Zeitpunkt einzusetzen, wenn Sie auch tatsächlich gebraucht werden, und das natürlich unter
- Einhaltung der gesetzlichen Arbeitszeit- und Ruhezeitregeln und durch Einsatzplanung unter
- Vermeidung von Mehr- oder Überstunden.
Die dafür erforderlichen digitalen Werkzeuge sind in ALEX verfügbar – es fehlt nur noch Ihre Expertise, um unsere Lösungsansätze im praktischen Umfeld Ihrer Organisation einem Praxistest zu unterziehen. Weitere Informationen erhalten Sie gerne in einem persönlichen Gespräch und wie gewohnt auf unseren Online-Portalen:
- Überblick „Künstliche Intelligenz“ in unserem ALEX-Wiki
- Überblick „ALEX Zeitgeist“ auf unserer Homepage
- Detailinfos zu den ALEX Zeitgeist Programmfunktionen, Einstellmöglichkeiten uvm. in unserem ALEX-Wiki
Arbeit im Home Office steuerlich absetzen
Die Verlegung der Arbeitsleistung ins Home Office wird aktuell sehr stark in Anspruch genommen und es ist davon auszugehen, dass auch nach Ende der COVID-19 Pandemie diese Art der Arbeitserbringung einen hohen Stellenwert in der Arbeitswelt einnehmen wird. Der Gesetzgeber bietet die Möglichkeit der steuerlichen Absetzbarkeit, sofern bestimmte Rahmenbedingungen erfüllt werden.
Mit speziellen Aufgaben können Arbeitsstunden und -tage gekennzeichnet und somit auch ausgewertet bzw. an die Lohnverrechnung übergeben werden.
Legen Sie durch einfache Parameter fest, welche Arbeitstage als „Home Office-Tage“ bewertete werden und somit als Basis zur Berechnung gültig sind. Details finden Sie wie immer in unserem ALEX-Wiki auf der Seite „Home Office – Regelung“, die Einstellungsmöglichkeiten können Sie auf der Seite „Home Office – Parametrierung“ nachlesen.
